SEMANA 4
LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO
Logística para la realización del evento: se define como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar
a cabo la organización de un servicio.
SERVICIOS: Un servicio es el
resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz
entre el proveedor y el cliente
• La entrega de un producto
intangible (por ejemplo, la entrega de información en el contexto de la
transmisión de conocimiento); en este caso la forma en que se realizara y se
llevara a cabo el evento.
• La creación de una
ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y restaurante).reservaciones,
comidas, espectáculos, etc.
RESERVACIONES O INSCRIPCIONES: particularmente, se aparta un lugar, un hotel, un restaurante, una
casa de banquetes etc.; en donde se vaya a llevar a cabo el evento, una cena, o
cualquier tipo de reunión formal o informal que se desee hacer ,se debe tener
en cuenta hacer la reservación con una semana de anticipación.
ALOJAMIENTO: Las condiciones de
alojamiento pueden variar Hoteles, cabañas, camas finas, camas rústicas,
Literas o hamacas, todo depende de la región o de las condiciones del lugar dónde
se desarrolle la actividad en función de los requerimientos del evento. Es
fundamental visitar los sitios con anterioridad, habiendo definido Previamente los términos de
referencia. Para la selección si no se puede viajar al sitio que se va a
contratar, se deben pedir las especificaciones más exactas posibles, del
alojamiento. Hay que evaluar siempre las siguientes condiciones:
AEROPUERTOS O TERMINALES: El lugar de
encuentro puede ser en el aeropuerto o terminal de la ciudad, donde se llevará a cabo el evento, en
estos casos se busca que los asistentes de los distintos destinos lleguen más o
menos a la misma hora. En el caso de que el organizador no conozca a los
participantes, este debe tener el uniforme de la Unidad, para ser identificado
fácilmente.
A medida que van
llegando los participantes se deben confirmar en la lista, y verificar quienes
no han llegado, para indagar los retrasos y cambios de fechas.
TRANSPORTE: La recomendación más
importante en cuanto a transportes es contratar siempre a empresas de la
región, que conozcan muy bien los trayectos a recorrer, pues en un país de
conflictos como Colombia, siempre es preferible, sacrificar comodidad – si es
el caso- para ganar seguridad. Las empresas de buses escalera, camperos,
colectivos, deberán preferirse siempre en salidas de campo, y en trayectos en
ruta, deberán preferirse los servicios expresos de empresas que cubran
itinerarios regularmente. Las empresas de transporte turístico deberán
considerarse como la última opción salvo que la ruta tenga las garantías de
seguridad.
v Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en
cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.
v Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por
cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como
mínimo.
v Disponer de recursos necesarios: Paleógrafo, papel, televisor,
marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
v Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas,
notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
v Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.
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