SEMANA 2.
¿Cuáles son los soportes documentales?
SOPORTES DOCUMENTALES: PAPEL, MICROFORMAS,
SOPORTES MAGNETICOS Y OPTICOS
Ø Papel: Todo tipo de archivos y documentos, escritos o impresos en papel.
Ø Microformas: Bajo este término se agrupan todas las clases de microimagenes
transparentes u opacas, en forma de rollos de película de diversas longitudes y
anchuras, de hojas o de tarjetas de diversos tamaños. Son imágenes fotograficas
reducidas de documentos que deben ampliarse en un aparato lector o proyector
para poder leerlas.
Ø Soportes magnéticos y
ópticos:
También conocidos como soportes electrónicos, informáticos y
popularmente bajo el término de discos, se diferencian tanto por los soportes
como por los medios empleados en el registro de la información.
Entre los primeros encontramos los tradicionales disquetes, entre los
segundos los CD-ROM, CD-RW, CD-I, videodiscos.
Los CD-ROM. Se caracterizan por su capacidad de almacenamiento masivo y
son especialmente adecuados para el uso de texto y de imagen fija.
Los discos WORM (Write Once Read Many). Por su gran capacidad y por su
idoneidad para el almacenamiento de imágenes digitalizadas, ası como por la sencillez
de las técnicas y la seguridad que implica la imposibilidad de reescribir, es
el soporte más adecuado para la guarda y custodia de documentos que no deban
ser alterados.
Los discos magneto-ópticos. Hasta la aparición del CD-RW era el único
soporte óptico que admita el borrado y regrabado. Se utilizan especialmente
para la digitalización y el almacenamiento de documentos que puedan ser alterados.
Los DVI (Video Digital Interactivo), CDI (Disco Compacto Interactivo),
Videodisco. Son tecnologıas aplicadas especialmente a los documentos y a la
edición Multimedia que exigen combinar imagen en movimiento, sonido y texto.
Normas y legislación vigente para la conservación de documentos en
diferentes soportes documentales.
ACUERDO 037 DE 2002
(Septiembre 20)
Por el cual se
establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación
de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
1.5.3. Unidades de conservación
Para el
almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas,
carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de
prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
Las unidades de
conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este
material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación
por contacto.
La resistencia del
material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de
almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación
a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
La distancia libre
entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
Para documentos en
formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos
cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas
DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y
negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro.
Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán
emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa
dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de
microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en
material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones
requeridas para garantizar su preservación.
Las cintas magnéticas
de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse
completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos
y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado
periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con
las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor
humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los
CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente esta desprenda vapores ácidos o
contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un doble, que no disquete o CD.
2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL
DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:
Los edificios y
locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
2.1. Humedad relativa y temperatura.
Soporte de papel
Temperatura de 15 a
20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.
Humedad relativa
entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores
máximos y mínimos
Fotografía Blanco y negro:
Temperatura de 15º a
20º C.
Para conservación
permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C.
Humedad relativa de
40% a 50%.
Para conservación
permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y
40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografía a color:
Temperatura menor a
10ºC.
Para su conservación
permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa de
25% a 35%
Cintas de audio:
Temperatura de 10 a
18ºC.
Humedad relativa de
40% a 50%.
Medios Magnéticos:
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de
40% a 50%.
Discos ópticos:
Temperatura de 16 a
20ºC.
Humedad relativa de
35% a 45%.
Microfilm
Temperatura de 17 a
20ºC.
Humedad relativa de
30% a 40%.
2.2. Ventilación
Se debe garantizar la
aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de
intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las
características espaciales del inmueble.
La disposición de las
unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada
ventilación a través de ellas.
2.3. Filtrado de aire
Deberá impedir el
ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.
2.4. Iluminación
El nivel de luz
natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiación
ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa
sobre la documentación y unidades de conservación.
La iluminación
artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando
filtros ultravioleta.
La utilización de luz
incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de
temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no
deben estar en el interior de los depósitos.
Se recomienda el
empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada
Parágrafo. Como
principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características
climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o
menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se
debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean
estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las
adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, más aún
cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
2. 5. Seguridad
Se debe disponer de
equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o
multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o
infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de
agua.
El número de unidades
de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y
la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar
sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la
señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades
documentales.
2.6. Mantenimiento
Es indispensable
garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la
estantería y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la
evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de
actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso
de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las
especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral
2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento
de los archivos públicos.
·
Porque la Feria reúne
a las empresas líderes y contará con la
presencia de oferentes provenientes de todo el país y se realizaran eventos
tales como conferencias, talleres de capacitación que permitan informarse y
participar exitosamente en la feria y promover el sector empresarial.
·
Porque se establecerá
un contacto permanente entre proveedores y compradores.
·
Porque se
promocionará nuevos emprendimientos de unidades productivas dirigidas a
satisfacer las demandas del empresariado nacional.
·
Porque la feria
Empresarial permitirá a las empresas iniciar y desarrollar acuerdos en la
búsqueda de éxitos compartidos, ampliando y abriendo nuevas oportunidades de
negocio.
·
Porque se
visibilizarán las empresas expositoras como impulsora del desarrollo económico
nacional y fomento a la producción nacional.
Encuentros Empresariales
Son espacios que te
permiten la relación y cooperación empresarial, el intercambio de conocimiento,
experiencias y contactos que puedan generar nuevas oportunidades de negocios.
Duración de los Encuentros
Se prevé gran
afluencia de proveedores y se ha previsto que los encuentros empresariales tengan
una duración aproximada de 15 minutos por proveedor para que las empresas
demandantes puedan recibir las ofertas de 30 proveedores diariamente y sólo con
aquellos cuya oferta responda a la demanda concreta registrada en la base de
datos.
¿Cómo se informan las empresas oferentes?
Con el registro de
sus ofertas en el Área de INFOFERIA, a través de la atenta visita a los stands
y con la asistencia técnica que se otorgara en el Pabellón B para presentar sus
ofertas de manera comprensible y rápida a los demandantes.
Los pequeños y
medianos empresarios oferentes contaran con una oficina de apoyo en la Feria.
¿Qué pasará con la información sobre demandas y ofertas que se genere en
la feria?
Toda la información
estará a disposición de todos las empresas demandantes y oferentes
participantes en la Feria a la Inversa en varios medios: plataforma virtual
desde donde se pretende hacer seguimientos y actualizaciones, guías escritas y
otros que les serán entregadas una vez finalizada la feria y sistematizada la información.
¿Quién será la institución responsable de publicar los resultados y
brindar información en la post feria?
Las entidades
organizadoras de la feria y la Fundación Pro Capacitación Laboral PROCAL.
Reservación y pago del stand
El stand debe ser
reservado y cancelado en CEDES. Se DISPONE DE stands de 12 y 16 m2 y el precio
está subvencionado por el Bs. 70 el m2.
Inicio de las obras de montaje
El Expositor podrá
iniciar los trabajos de instalación, decoración y montaje a partir de una fecha
específica.
El Expositor debe
tener su stand limpio, sin materiales que no sean los de exhibición, a más
tardar a las 12:00 horas del día especificado de lo contrario, la
administración cerrará el stand.
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